【グループディスカッションの進め方】グルディスで意見をまとめる6つの方法
Taikiです。
今回はグループディスカッション（以下グルディス）で意見をまとめる6つの方法を紹介したい。
この記事は、こんな悩みをお持ちの方に、是非読んで頂きたい。
- 就活しているが、グルディスの対策が分からない
- グルディスの進め方が分からない
- グルディスで、どう立ち回れば良いか分からない
- 意見のまとめ方が分からない
- グルディスで、採用側が何を評価しているかが見えない
この記事を書いている私は、ITのインフラ領域でエンジニアをしており、業務プロセス改善を担い、システム設計やクライアントを含むインフラ基盤のPJリーダーをやっている。
最近はビジネス領域に関心を抱き、BCG出身の会計士に師事し、経営戦略やロジカルシンキングを学んでいる。
今回は、グルディスの全体像を把握し、グルディスで失敗しないための対策を紹介したい。
グルディスの役割を知る
グルディスで、どう立ち回れば良いか分からない。何をしたらいいか分からない。
そんな人には、まずグルディスに必要な役割を押さえてもらいたい。
- チームリーダー
- タイムキーパー
- 書記
- ファシリテーター
役割を押さえておけば、議論中に足りない要素に気付き、その役割を買って出る事ができる。言い換えれば、チームに貢献することができる。
チームリーダー
チームリーダーは、チームとしての方針を決めて、議論を円滑に進め、意見をまとめる最終的な意思決定者といえる。
メンバーから活発に意見を出してもらい、意見が割れた時に、全員が納得のいく結論に導く重要な立場だ。
その責任は重大なため、ハイリスク＆ハイリターンな役回りといえる。
しかし、ポイントを押さえれば、自分をアピールするチャンスとなるため、進んで仕切りたい。
どう仕切るかは、後述の「グルディスの基本的な流れを押さえる」と「意見のまとめ方を押さえる」を読んで頂きたい。
タイムキーパー
タイムキーパーの役割は、時間配分、進捗管理、円滑な進行役だ。
限られた時間内で円滑に議論を進め結論を出すためには、タイムキーパーが不可欠となる。
どんな仕事でも、課題解決の時間は有限ではない。当然グルディスにも時間制限がある。
例えば、以下のように、フェーズ毎にいくら時間を割くのかを決める事になる。
- 現状分析 (5分)
- ブレスト (5分)
- 意見の取り纏め (10分)
タイムキーパーは、個々の発言時間にも気を配り、時間内に議論が収まるよう議事進行する事になる。
またタイムキーパーはサブリーダーの一面を併せ持つ。
もしチームリーダーが機能しなければ、議事進行を担うタイムキーパーが代わりに動かなくてはならない。
安牌なように見えて、タイムキーパーは大変な役回りだ。
タイムキーパーこそ、後述の「グルディスの基本的な流れを押さえる」を読んで頂きたい。
書記
書記は、決定事項や意見を書き出す担当だ。
議事録があれば、都度振り返ることができ、論点を整理しやすい。
また口頭だけでなく視覚も使えるため、議論に集中しやすくなる。
今後グルディスがオンライン化すると、書記の役割はより重要になる。
Zoom等のビデオ会議で共有した画面(議事録)を見ながら、議論を進める事になるからだ。
論点を整理できるよう書きまとめるためには、やはり基本的な流れを抑えておきたい。
後述の「グルディスの基本的な流れを押さえる」を読んで頂きたい。
ファシリテーター（進行役）
ファシリテーターは進行役だが、先述のチームリーダーやタイムキーパーとその役割は被りやすい。
チームリーダーが仕切り役として進行したり、タイムキーパーが時間配分しながら進行する事もある。
進行役が複数人いると議論の妨げにもなる。時間も限られているため、役割分担はシンプルにしたい。
結論、ファシリテーターという役割を無理に設けなくても良いと思う。
グルディスのタイプを知る
グルディスの事前対策が分からない、という悩みをお持ちの方には、グルディスのタイプを知って頂きたい。
グルフェスのテーマには、大別すると3つのタイプがある。
- 抽象的なテーマ
- 課題解決型のテーマ
- 自由討論/選択型のテーマ
抽象的なテーマ
抽象的なテーマについて、一つ例を紹介する。
「猫が何匹いるか」を答えなさい。
曖昧過ぎて突っ込みどころ満載のテーマだが、この解を導くポイントはこちらになる。
・前提条件を決める
・基本式をつくる
前提条件を決める
曖昧なテーマに前提を決めずに、議論を進めるとおそらく論理破綻する。
前提が違えば、プロセスも結果も変わるからだ。
前提条件を決めるコツは、5W2Hを意識すると良い。ここでは、5W2Hの中の、When、Where、Whatを意識して、このように定義したい。
- When（いつ）→ 現時点
- Where（どこで）→ 日本国内
- What（何を）→ 飼い猫
上記のように定義すると、「現時点で日本国内に飼い猫は何匹いるか」のように、具体的なテーマになる。
基本式をつくる
出した答えに根拠を持たせるには、解答に至る思考プロセスが納得できるものか、にかかっている。
その一助として、基本式をつくる事をお勧めしたい。
例として、「日本国内にいる飼い猫の数」を基本式で表してみたい。
日本国内の飼い猫の数 = 国内の世帯数 x 猫を飼う世帯の割合 x 一世帯当たりの飼い猫の数
ここでのポイントは、MESE（ミッシー）に考える事だ。
まず、「国内の世帯数」だが、1世帯あたりの平均人数を3人、日本の人口1億2000万人とすると、日本の世帯数は4000万世帯となる。
世帯数にした理由は、個人単位だと飼い猫の数が重複してしまうからだ。
次に、「猫を飼う世帯の割合」を50%とし、「猫だけを飼う割合」を20%、「猫＋他のペットを割合」を10%と仮定すると、「50% x 30% = 15%」となる。
「猫を飼う割合」と曖昧な定義にすると、「猫だけを飼う世帯」と「猫＋他のペットを飼う世帯」で数が重複したり、どちらか漏れる恐れもある。
最後の「1世帯当たりの飼い猫の数」だが、「1匹の世帯」が7割、「2匹の世帯」が2割、「3匹の世帯」が1割と仮定すると、「1匹 x 70% + 2匹 x 20% + 3匹 x 10% = 1.4匹 」となる。（4匹以上は少数派とみなし、ここでは許容誤差の範囲と捉える）
これも、「1匹の世帯」、「2匹の世帯」、「3匹の世帯」と分けて考えることで、MESE（ミッシー）が考慮され、数字に説得力を持たせる事ができる。
こうやって、できた計算式がこちらになる。
840万匹（日本国内の飼い猫の数）= 4000万世帯（国内の世帯数） x 15%（ 猫を飼う世帯の割合） x 1.4匹（一世帯当たりの飼い猫の数）
MESEを意識することで、答えに至るプロセスが鮮明になり、数字に根拠を持たせることができる。
このように、すぐに調査することが難しいような分量を、仮説を立て、論理的に推論し、短時間で概算することを「フェルミ推定」と呼ぶ。
コンサル界隈では有名な手法だが、仮説思考を鍛える上で、社会人ならフェルミ推定を解く練習をお勧めしたい。
課題解決型のテーマ
課題解決のテーマについても、例をあげたい。
ここ数年、営業部の生産性が低下している。低下の原因は、市場や競合ではなく、自社の営業プロセスにある。社内調査を行ったところ、下記の事が分かった。
・営業担当者が訪問しても、商談に持ち込めない場合が多い
・平均受注額の推移は、特に低下していなかった
上記の調査結果を踏まえ、原因を絞り込むために、他に何を調べれば良いか。
上記の調査結果からすると、商談数が少なそうだが、平均受注額の推移は特に低下していないため、受注単価が高くなったように見える。
しかし、この説明では、単なる感想や思い付きであり、事実と乖離する恐れがある。
限られた情報から、解を導くためには、足りない情報を見つける事だ。
何が足りないかは、営業プロセス全体の状況を知る必要がある。
プロセス全体の状況を知るアプローチは、やはり、MESE（ミッシー）で、漏れなくダブらず、そのプロセスを洗い出すことにある。
まずは生産性を、「営業一人当たりの受注高」と定義してみる。
次に、「営業一人当たりの受注高」の基本式を組む。
営業１人当たりの受注高 = 訪問頻度 x リード獲得率 x 成約率 x 平均受注額
そして、各プロセスを因数分解する。
訪問頻度 = 訪問数 ÷ 営業担当者
リード獲得率 = 商談数 ÷ 訪問数
成約率 = 成約数 ÷ 商談数
平均受注額 = 受注高 ÷ 成約数
後は、実際の数値を、上記の式に当てはめれば、どこが生産性低下のボトルネックとなるか見えてくる。
そのボトルネックを解消できた状態が、本来の「あるべき姿」となる。
そのボトルネックを解消するために、問題の背景にある仕組みを知ることがとても重要になる。
先述したように、グルディスでは、結論よりも、そのプロセスが注目される。そのため、全体の状況を知り、過不足がないかを常に意識することだ。
どう全体を把握するか、そのアプローチの一助となる思考法をフレームワークという。
例えば、先の、「営業一人当たりの受注高」も、マーケティングのフレームワークである「AIDA」からヒントを得たものだ。
フレームワークを知っておくことで、解に至る時間短縮の助けになるため、基本的なものは押さえておきたいところだ。
自由討論型・選択型のテーマ
自由討論型と選択型のテーマは、本質的には同じ部類に所属する。
プランAとBを比較し、その優劣を証明し、何れかを選択する結論に至るからだ。
このテーマについては、こちらを例にしたい。
子どもにスマホを待たせるべきか
まず、プランＡ（スマホを持たせる）とプランＢ（スマホを持たせない）を比較するときに、争点となるクラッシュポイントを意識したい。
学生なら「学力への影響」や「クラスメイトとのコミュニケーション」が争点となるだろう。
どちらのプランも、リスクとリターン両方あるものだが、そのリスクを潰すことができれば、そのプランの優位性を証明しやすくなる。
プランＡなら、「スマホを持たせても学力に影響はない、むしろ好循環となる」ことを証明したいし、プランＢなら「スマホを所有していなくてもコミュニケーションに影響はない、むしろ良い関係をつくれる」ことを証明したい。
ここで、注意したいのは、価値観の押し付け合いにならないことだ。
「子どもにスマホを持たせる」は個人の価値観に左右されやすいテーマだからこそ、客観性と定量性を重視したい。
そのためにも、その聞き手が分かりやすいよう、ブレない評価軸をもつことだ。ここでは3つの軸を紹介したい。
- 実効性
- 実行性
- タイムスパン
1. 実効性
実効性は、ボリュームとポテンシャルの視点で、その効果を検証する手法だ。
学力アップのために、スマホを持たせた方が良い。その理由は、スマホには、デジタル教材や音声、動画解説などコンテンツが豊富にあるからだ（ボリューム）。スマホのデジタル学習というオプションを増やすことで、学校や塾が苦手な子にも、勉強しやすい環境を提供する事ができる（ポテンシャル）。
２．実行性
実行性は、コストとリスクの視点で、そのプランの効果を検証する手法だ。
スマホを持たせることで、月額料金が発生する（コスト）。しかも、その使い道が、ゲームなどの娯楽目的になれば、勉強時間や睡眠時間が少なくなる恐れがある（リスク）。
３．タイムスパン
タイムスパンは、「その準備が長いか短いか」と「効果の継続が長いか短いか」の視点で、そのプランの効果を検証する方法だ。
スマホを渡すのは簡単だが（準備が短い）、取り上げるのは難しいため（準備が長い）、もしスマホが悪い影響を与える場合、取り返しがつかなくなる。
または、一度スマホを渡して、いい勉強の習慣がつけば、常に手元にあるため、好循環を生み出すことができる。（効果の継続が長い）
実効性、実行性、タイムスパン、上記のような評価軸があるなら、プランＡとＢを判断するときに、客観性と定量性重視の視点で物事を判断できる。
思考の技術や作法を知ることが、判断軸を磨く第一歩となるため、まずは手本となる良書に触れておきたい。
グルディスの基本的な流れを押さえる
グルディスの進め方が分からない人は、基本的な流れを押さえてもらいたい。
- 自己紹介する
- 担当をきめる
- 共通認識をもつ
- ブレストする
- 意見をまとめる
- 発表する
1. 自己紹介する
一言でも良いので、議論に入る前に、自己紹介をしたい。
挨拶をすることで緊張が和らぎ、議論へのスイッチが入るからだ。
2. 担当を決める
自発的なメンバーにあたれば、自動的に役割分担されるが、そうでない場合は、進んで決まっていない担当を買って出る。また依頼してもいいだろう。
リーダーやタイムキーパーなど役割が決まらないまま進めば、意思決定や時間配分がままならず、ただの雑談になってしまう。
3. 共通認識をもつ
先述した「猫は何匹いるか」のような曖昧なテーマの場合、議論が平行線になる恐れがある。
5W2Hを意識し、しっかりと定義付けし、テーマの前提条件や方針を決めたい。
4. ブレストする
前提条件や方針の共通認識ができれば、ブレスト（意見を出し合う）を行う。
例えば、「日本国内に飼い猫は何匹いるか」をテーマにした場合、どうやって飼い猫の数を割り出すかの話し合いになるだろう。
「国内の人口から割り出そうか」
「世帯当たりで飼い猫は何匹いるかな」
「猫と猫以外のペットを飼っている世帯もあるよね」
色々な意見がでると思うが、漏れやダブりなく全体を網羅するという視点を忘れずに、議論を進めたい。
「国内の人口から割り出そうか」
⇒「個人だと世帯で考えた時に、飼い猫が被っちゃうよね」
「世帯当たりで飼い猫は何匹いるかな」
⇒「1匹だけの世帯、2匹の世帯、3匹以上の世帯もあるよね」
「猫と猫以外のペットを飼っている世帯もあるよね」
⇒「猫だけを飼っている世帯、猫とそれ以外のペットを飼っている世帯の割合も出した方がいいかも」
5. 意見をまとめる
異なる意見をまとめるコツは、グルーピングと上位概念の設定となる。
詳細は、後述の「意見のまとめ方を押さえる」をご覧頂きたい。
6. 発表する
先述のグルーピングと上位概念を押さえておけば、簡潔に要点を説明しやすい。
発表の際は、PREP法を使い、以下の順番で文章を構成する。
- 結論（Point）
- 理由（Reason）
- 具体例（Example）
- 結論（Point）
意見のまとめ方を押さえる
議論が平行線となる、噛み合わない、意見が割れるなどを回避するために、意見のまとめ方を押さえておきたい。
- 定義付けを行い、前提条件を決める
- 問題の全体像を明らかにし、あるべき姿を定める
- グルーピングを行い、上位概念を定める
1. 定義付けを行い、前提条件を決める
先の「営業部の生産性が下がっている。原因を調べなさい。」のテーマで言えば、「生産性」が定義されていなければ、議論はかみ合わない。
生産性の定義が、「全体の受注高」、「1人当りの受注高」、「全体の受注件数」、「1人の受注件数」など思い思いに、議論を進めれば、原因も対策も異なるからだ。
まずは、しっかりと定義付けし、共通認識を持つことだ。
2. 問題の全体像を明らかにし、あるべき姿を定める
先の「営業部の生産性が下がっている。原因を調べなさい。」のテーマでは、営業プロセスの基本式を組み、目標達成を阻害するボトルネックを探ることを紹介した。
営業プロセスの観点から、「AIDA」というフレームワークを活用し、全体像を掴もうとしたが、よりマクロ的な視点で言えば、「3C分析」というフレームワークもある。
3C分析とは、Customer（市場・顧客）、Company（自社）、Competitor（競合）という3つの「C」について分析する方法だ。
その中で、Customer（市場・顧客）についてクローズアップするなら、「4P」や「STP」を、Company（自社）の視点なら「SWOT分析」を、Competitor（競合）なら「ファイブフォース分析」などのアプローチがある。
繰り返しになるが、基本的なフレームワークを押さえると、様々な課題に対するアプローチ方法が分かり、問題の背景にある仕組みや構造を素早く掴むことができる。
3. グルーピングを行い、上位概念を定める
ブレストの段階では、反論にひるまず、間違いに恐れず、どしどし意見を出してもらいたい。
先の「営業部の生産性が下がっている。原因を調べなさい。」のテーマについて議論し、「営業プロセスの構成を出してみよう」という話になったとする。
例えば、議論中にこういった意見が出た。
「まず訪問件数だよね」
「訪問件数から商談件数がいくらになるかな」
「あとは商談件数から受注件数だよね」
「一件あたりの受注金額はいくらだろう」
「そもそも営業担当者数て何人なのって話じゃない」
議論に出た「キーワード」を拾い集めてみる。
①訪問件数
②商談件数
③受注件数
④受注金額
⑤営業担当者数
関係のありそうな「キーワード」をグルーピングしてみる
- 「⑤営業担当者数」と「①訪問件数」
- 「①訪問件数」と「②商談件数」
- 「②商談件数」と「③受注件数」
- 「③受注件数」と「④受注金額」
グルーピングした上位に位置する概念が何かを考える。
・「営業担当者数」と「訪問件数」
⇒ 訪問頻度を出すために必要な情報
・「訪問件数」と「商談件数」
⇒ リード獲得率を出すために必要な情報
・「商談件数」と「受注件数」
⇒ 成約率を出すために必要な情報
・「受注件数」と「受注金額」
⇒ 平均受注額を出すために必要な情報
以上の手順で、基本式を組めば、営業一人当たりの受注高を出すためのプロセスを可視化することができる。
営業一人当たりの受注高 = 訪問頻度 x リード獲得率 x 成約率 x 平均受注額
関連記事として、下記は多数の意見が出た場合に、皆が納得する方法を記事にしたものだ。合わせて読んで頂きたい。
採用側が評価するポイントを意識する
採用側が評価するポイントは、大きく分けると「素養」と「一緒に働きたい」の2つになる。
素養
グルディスを通し、論理的な思考や問題解決能力など、ビジネスマンとしての素養が備わっているかを評価される。
集団心理や同調圧力に呑まれず、冷静に物事を判断し、論理的に説明できるかが注目される。
一緒に働きたいか
グルディスを通し、チームへの貢献度が高いかを評価される。
役割を買って出たり、別の視点から意見を出したりと、言いたいことを言うだけのワンマンプレイではなく、チーム中心に立ち回ることができるかが注目される。
関連記事として、下記も合わせて読んで頂きたい。
グルディスの経験を積む
最も効果のある練習は、グルディスの経験を積むことだ。
私も、ビジネススクールに通い、グルディスの経験を経て、自信を持つようになった。
グループディスカッションの研修を受ける就活サポートもあるので賢く活用したい。
まとめ
今回は、グルディスで意見をまとめる方法として、6つの手順を紹介した。
- グルディスの役割を知る
- グルディスのタイプを知る
- グルディスの基本的な流れを押さえる
- 意見のまとめ方を押さえる
- 採用側が評価するポイントを意識する
- グルディスの経験を積む
この6つの対策を押さえれば、冒頭に記した悩みも解消できるだろう。
- 就活しているが、グルディスの対策が分からない
- グルディスの進め方が分からない
- グルディスで、どう立ち回れば良いか分からない
- 意見のまとめ方が分からない
- グルディスで、採用側が何を評価しているかが見えない
最後に、付け加えるとすると、「完璧な正解にこだわらない」「発言を恐れない」「建設的な意見を述べる」の3つの心得を忘れてはいけない。
1人では正解に辿り着けないから、ビジネスにおいて、会議や打ち合わせがある。
ビジネスの現場では、多数の意見を取り入れ、過不足を修正し、PDCAを繰り返し、課題解決を行うのが日常だ。
もし最初から、完璧な正解にこだわり、発言に慎重になり過ぎると、視野が狭くなり、議論は先に進まない。
自分のふとした意見が、誰かの知識のタグにかかり、建設的な議論に発展することも沢山ある。
議論の目的は、チームへの貢献であり、ビジネスの成功であることを忘れてはいけない。
